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【必読】公務員1年目が身につけておくべきスキルとは

 このブログを訪れた公務員の皆さんは、公務員1年目でやる気に満ち溢れているときだと思います。そんな皆様のお役に立てればと思い、公務員1年目に私が知っておきたかったスキルについて記載しております。

 公務員1年目は分からない事が多いので、報告・連絡・相談を行い、元気があれば基本的に許されることも多いですが、このブログを見ている方は、スキルアップがしたい!と思っている方ばかりだと思うので、オススメの本や、失敗談などを紹介しながら解説します。

公務員として最後まで使うスキルになると思うので、今のうちから身につけておきましょう!

例規を読めるようにしよう!

 公務員を目指す人の中には、法学部を出た人も多いと思いますが、私のように法学部出身ではないかたは、早い段階で例規集などを読めるようになっておきましょう。

 新採用職員研修でも法規の研修を受けますが、3日程度なのでとても身になるとは思えませんでした。なので私は、研修とは別に人事が主催する行政学の研修に申し込むなどして積極的に学びました。

 市民から情報開示請求があった場合は、○○日以内に回答しなければならない。管理している道路で事故があった場合、誰が責任をとるのか。など、公務員として知っておかなければ、何か起こって始めて自分の責任だったと知ることになる可能性があります。

 最初の配属先が道路を管理する部署だったこともあり、この点はかなりシビアでした。

 行政学の本はたくさんありますが、基本的な事が記載されている事が多く、公務員採用試験の時に学んだという方もいるかもしれません。

 私が紹介する以下の本は、公務員が業務を行う上で必要な情報が事例などとともに解説されているのでとても分かりやすかったです。単語や文書が難しいところもあったりしますが、インターネットで調べるなどして私は勉強しました。

法律文化社出版 ベーシック行政法

https://www.hou-bun.com/cgi-bin/search/detail.cgi?c=ISBN978-4-589-04130-2

根拠を基に仕事をしよう

 公務員は一般企業に比べ、融通が効かないというのは必ず根拠が必要だからです。法律や例規の何を基にこの仕事をしているの?と必ず聞かれます。国が会計検査(適正にお金を使っているかの確認)を行う際にも全て根拠を示さなければなりません。

 契約を行う際にも、支払いを行う際にも何を根拠に自分は動いているのかというのは必ず!確認しておきましょう。

 企画部に配属された同僚の話ですが、その子の係長に「前任者がやっていた」「このように引き継いだから」「〇〇というクレームがあったから、この方が良い」と言われていたそうです。友達もわかりましたと言って、仕事を進めていたのですが、部長から「根拠はなにか?」と聞かれたときに、1から根拠を探して提出したことからかなり怒られたそうです。

 人から聞いた、前任者がやっていたというのはかなり危険なので、上司には必ず「例規や根拠が見つからないのですが、どのように探したら良いですか?」と聞くようにしましょう。

 どの部署に所属しても、支払い関係は出てくると思うので、支払いの根拠を示すオススメの本を紹介します。株式会社ぎょうせいが出している以下の本です。

 これは消耗品になるのか、備品になるのか…、修繕費になるのか、委託費になるのか、など悩む事が多いと思いますが、この本を読めば答えが見つかる事が多いです!

 この本は各課に1冊あったので、個人で買わなくても大丈夫な1冊ですが、お支払いをする際に確認する習慣をつけておきましょう。

地方公共団体 歳入歳出科目説

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文書スキルを磨こう

 公務員になったら、依頼文書、契約文書、例規改訂文書などなど文書を作成する機会はたくさんあります。その際、大学の論文のように、改行の仕方、スペースのあけ方、送り仮名の使い方、など本当に細かいルールがたくさん存在します。その際にも、先ほど述べた根拠は何か?を示さなければなりません。私は、株式会社ぎょうせいが出している「分かりやすい公用文の書き方」を一冊購入し、この本を基に文書を作成していました。

分かりやすい公用文の書き方

https://shop.gyosei.jp/products/detail/9768

 しかし、公用文が書けるようになったらOK!というわけではなく、内部の説明資料や、市民説明会のための資料など、誰でもわかるような文書を書くスキルが求められます。それに比べると、公用文はしっかりルールに則っていれば問題ないので私は楽でした。

 分かりやすい文書を書くポイントとしては、相手は何を求めているのか。相手がつまづきそうなところはどこか。を意識して書く事です。

 私は説明資料を作成した後には必ず、同僚や文章が上手な上司に読んでもらいました。その後、全くわからない部署違いの人にも読んでもらい、市民が誰でも理解できるかの確認を行っていました。

議会の議事録は必ず目を通そう

 私の経験談ですが、公務員が残業をするときは、会計検査前か議会前です。会計検査は上記で述べたように、法律や規則に則っていれば何の問題もありませんが、議会に関してはどこからボールが飛んでくるか分かりません。

 日本の法律が改正されたが、私たちはどのような取り組みを今後行っていく予定ですか。

 首長は〇〇と発言していましたが、その予算はどこから持ってくるのですか。

 近隣市町村では〇〇のような取り組みをしているようですが、私たちはこのような取り組をしないのは何故ですか?

 過去10年間の〇〇予算の用途について提示をお願いします。など

 質問がきた後、議会前に答弁(答え)を作成しますがその期日はかなりタイトなものです。部課長が長年そこにいる場合は、答えを考えてくれる事もありますが、基本的には担当職員が答弁を作らなければなりません。

 私の場合は長年技術職員がいたので、その方達から習いながら答弁を作成しましたが、その他の部署や新しい部課長になったところは、部課長への説明から始まるので大変そうでした。

 答弁書の書き方について記載するにはかなりの記事になるので(というか、私のようなものが言える事も少ないので)、ここでは省略させていただきますが、1年目の皆さんは少なからずどのような議会質問があるのかなどは目を通しておく事が大切でしょう。

議会では、事業の課題や問題点が挙げられる事もあるので、事業を行う上での注意点などを事前に学ぶ事ができる事もメリットの一つです!

最後に

 この記事では、公務員1年目に絞ったスキルアップについて記載しました。

 私の公務員生活は短い期間でしたが、行政手続きの仕方や、申請書の書き方、契約書の読み方など、生活していく上でも役立つスキルを身に付ける事が出来たのでとても良かったと思っています。

 これから、様々な課題に直面する事があると思いますが、本記事で述べたことを意識していれば問題が起こることを回避する事ができると信じています。

 この記事が、少しでも皆様のお役に立てていたら幸いです。

 

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